10 Tipps, um eine erfolgreiche Feier zu planen

Du willst eine große Feier planen, entweder um einen Geburtstag zu feiern oder eine Hochzeit steht an, musst Du gut und genau geplant werden, dann ansonsten kann es schnell in die Hose gehen.

Wichtig ist bei allen Events, dass sich die Gäste rund um wohl fühlen. Dafür sollte die Feier gut geplant und organsiert werden. Wir wollen Dir hier einige Tipps geben, wie Du das am besten schaffst und worauf Du achten solltest.

Aller Anfang ist schwer

…… Für eine konkrete Planung der Feier ist es wichtig, dass du genau weißt wann und wo die Feier stattfinden soll. Der Termin sollte sich nicht gerade mit einer anderen großen Feier schneiden, zu dem deine Gäste gerne gehen möchten. Außerdem solltest du die Feier ein halbes Jahr im Voraus planen, damit sich jeder zeitnah darauf einstellen kann.

Die Location sollte nicht zu groß aber auch nicht zu klein ausfallen. Eine Berechnungsformel nach der du dich orientieren kannst besagt, dass ein Raum gut gefüllt ist, wenn mit zwei Personen pro Quadratmeter gerechnet wird. Zudem sollte der Veranstaltungsort natürlich auch optisch etwas her machen und zum Feiern einladen. Vielleicht kennst du ja jemanden der in einer Bar oder einer Eventlocation arbeitet? Hier kann sicher ein Kontakt hergestellt werden. Ist der Veranstaltungsort für regelmäßige Events ausgelegt, kannst du die vorhandene Infrastruktur nutzen und ersparst dir zusätzlichen Stress mit der Bereitstellung von Getränken oder Musik.

Am Wichtigsten ist jedoch, dass ausreichend Parkplätze für deine Gäste vorhanden sind und die Location bei schlechtem Wetter keine bösen Überraschungen bereithält.

Auf welchem Wege lade ich meine Gäste ein?

Das hängt natürlich auch von der Anzahl der Gäste ab. Sind es nur wenige Gäste, reicht vielleicht eine telefonische Einladung aus. Bei größeren oder vor allem besonderen Feiern (z. B. Hochzeit, runder Geburtstag), sollten richtige Einladungen rausgeschickt werden. Hier gibt es viele gestalterische Möglichkeiten, die zum Beispiel auf ein bestimmtes Motto hinweisen können.

Wichtig ist, dass deine Gäste über die Einladung genügend Informationen erhalten. Neben dem Veranstaltungsort und -tag, solltest du den genauen zeitlichen Beginn der Feier mitteilen. Verweise auf Anfahrtswege und Parkmöglichkeiten. Das ist besonders wichtig, wenn es sich um einen abgelegenen Veranstaltungsort handelt. Handelt es sich um eine Mottoparty oder du wünschst dir von deinen Gästen eine besondere Kleiderpflicht, dann solltest du in der Einladung darauf hinweisen.

Teile deinen Gästen auch mit, dass du dich über eine Rückantwort zur Teilnahme freuen würdest.

Sollte ich für eine Unterkunft meiner Gäste sorgen?

Gerade bei besonderen Feiern, wie einer Hochzeit oder einem runden Geburtstag, werden oft entfernte Verwandte oder alte Freunde eingeladen. Diese leben oft nicht in unmittelbarer Nähe und müssen einen längeren Anfahrtsweg auf sich nehmen. Da diese Feiern aber meist bis in die späten Abendstunden gehen und reichlich gefeiert wird, ist für diese Gäste die Fahrt nach Hause, am selben Abend nicht möglich. Hier solltest du dich als Gastgeber um eine geeignete Unterkunft deiner Gäste kümmern. Reserviere schon im Voraus Hotel- oder Pensionszimmer und biete den Gästen die Möglichkeit von Übernachtungen. Empfehlenswert ist es natürlich, wenn sich die Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe vom Veranstaltungsort befinden.

Wie erreiche ich eine gute Stimmung auf meiner Party?

Ob deine Feier ein Erfolg wird, kannst du nie im Voraus wissen. Eine gute Planung bildet die Voraussetzung, dass es an der Umsetzung nicht scheitert. Wichtig ist, dass sich deine Gäste rundherum wohlfühlen. Gutes Essen, verschiedene Getränke und gute Musik die zum Tanzen auf einer Tanzfläche einlädt, sollten eine gute Grundlage bilden.

Natürlich bietet es sich auch an, dass du ein gewisses Veranstaltungsprogramm organisierst. Gerade auf Hochzeiten oder Geburtstagen, kommen lustige Programmpunkte und Spiele bei den Gästen immer gut an. Zwischendurch sollte immer wieder etwas zu Essen angeboten werden, damit die Gäste nicht hungrig werden.

Wer seinen Gästen etwas ganz Besonderes anbieten möchte, sollte die Gelegenheit nutzen, eine Fotoboxanzumieten. Diese sind auch als Photo-Booth bekannt und bieten deinen Gästen die Möglichkeit, Erinnerungsfotos selbst zu schießen. Diese können an einem Bildschirm sofort bearbeitet und später gedruckt werden.

Wie verhindere ich, dass ich mein finanzielles Budget sprenge?

Jede Feier bringt natürlich eine ganze Menge Kosten mit sich. Wichtig ist, dass du von Beginn an die Kosten im Überblick behältst und nicht dein festgelegtes Budget sprengst. Eine genaue Kostenaufstellung zu Beginn der Planung bietet hier einen entscheidenden Vorteil. Außerdem kannst du für die Planung deines Budgets einen sogenannten „Budgetplaner“ verwenden. Dieser bietet dir die Möglichkeit, deine Kosten jederzeit im Blick zu behalten.

Für die richtige Organisation und den vollen Erfolg deiner Feier, bieten wir dir die Möglichkeit an, einen kostenlosen Budgetplaner per E-Mail zu erhalten.
Wichtige Tipps zum Sparen von Kosten:

regionale Möglichkeiten nutzen
weite Anfahrtswege vermeiden
Kontakte spielen lassen bezüglich der Location
die Bereitstellung von Speisen und Getränken vor Ort nutzen
Mengenrabatte im Handel nutzen (speziell Online-Handel)
Für die Kosten einen Budgetplaner verwende